Onesto helpt kleine bedrijven met de inrichting en het dagelijks beheer van Microsoft 365. Van zakelijke e-mail en Teams tot accounts, licenties en toegang op laptops.
We richten zakelijke accounts en gedeelde mailboxen in. Bij nieuwe medewerkers spreken we af welke mailboxen, teams en mappen ze nodig hebben. Bij vertrek regelen we volgens afspraak wat er met de toegang, mailbox en bedrijfsbestanden gebeurt.
We helpen je bepalen waar informatie thuishoort. Persoonlijke werkbestanden en teamdocumenten vragen bijvoorbeeld om verschillende afspraken over delen en eigenaarschap. Zo kan je team bestanden terugvinden en weet je wie toegang heeft.
We kijken naar meervoudige verificatie, beheerrechten en toegang vanaf zakelijke apparaten. Als centraal apparaatbeheer gewenst is, bespreken we welke laptops en telefoons je met Intune wilt beheren en welke instellingen daarbij passen.
Bij veel kleine bedrijven begint Microsoft 365 met een zakelijke mailbox en een paar Office-apps. Later komen er gedeelde mailboxen, Teams-kanalen en documenten bij. Ondertussen vertrekken collega’s, verandert het aantal licenties en delen medewerkers bestanden met klanten of leveranciers. Iemand moet dan overzicht houden over wie toegang heeft, waar documenten staan en hoe je wijzigingen doorvoert.
Voor beheer hoeft je team niet eerst te verhuizen naar een nieuwe omgeving. Als je al Microsoft 365 gebruikt, is een inventarisatie van accounts, licenties, beheerrechten en de inrichting van mail en bestanden een logisch begin. Het helpt om vooraf te bedenken welke vragen het vaakst terugkomen. Denk aan een volle mailbox, onduidelijke rechten voor een projectmap of een collega die op een nieuw apparaat niet kan inloggen. Zo wordt zichtbaar waar beheer direct tijd kan besparen.
Gebruik een persoonlijke mailbox voor berichten die bij één medewerker horen. Een gedeelde mailbox kan handig zijn voor een adres als info@ of administratie@, waar meerdere collega’s dezelfde berichten moeten kunnen zien. Spreek af wie een bericht oppakt en wie toegang krijgt. Bij afwezigheid van een medewerker kan het team zo blijven werken vanuit een zakelijke mailbox die bij de taak hoort.
Voor documenten helpt het om onderscheid te maken tussen persoonlijke werkbestanden en bestanden die een team samen nodig heeft. Een concept dat je zelf maakt kan in OneDrive staan. Een projectplanning waar meerdere collega’s van afhankelijk zijn, hoort op een gedeelde plek, bijvoorbeeld een SharePoint-bibliotheek die via Teams toegankelijk is. Bepaal ook wie de eigenaar van die plek is en wie uitnodigingen voor externe gebruikers mag versturen.
Een licentie geeft een gebruiker toegang tot de diensten die bij dat pakket horen. Bij de keuze kijk je naar wat iemand echt gebruikt, zoals zakelijke e-mail, Office-apps, samenwerken of beheerde toegang vanaf een laptop. Onesto biedt een pakket met Microsoft 365 Business Premium en online back-up. Welke inrichting bij je past, hangt ook af van de licenties en afspraken die je al hebt. Bespreek dit voor je een bestaand abonnement omzet of opzegt.
Naast de licenties spelen er terugkerende beheertaken. Iemand moet accounts aanmaken, rechten aanpassen, wijzigingen documenteren en controleren welke licenties beschikbaar zijn. Geef wijzigingen in personeel tijdig door. Als iemand vertrekt, kun je eerst afspreken wie lopende mail of bestanden overneemt en daarna bepalen wanneer de licentie kan worden vrijgemaakt. Dat maakt de overgang voor het team eenvoudiger.
We bespreken waar je e-mail, agenda’s en documenten staan en wie erbij moet kunnen. We nemen ook gedeelde mailboxen, domeinen en externe gebruikers mee, zodat helder is welke onderdelen moeten worden overgezet.
Welke licentie past, hangt af van de apps die je team gebruikt en de gewenste beveiliging en het apparaatbeheer. Onesto biedt een pakket met Microsoft 365 Business Premium en online back-up. We bespreken wat je al hebt en wat je nodig hebt.
We plannen de omschakeling samen met je team. Rond de overstap controleren we of mail binnenkomt, agenda’s toegankelijk zijn en collega’s bij hun bestanden kunnen. We spreken af hoe je problemen meldt na de overstap.
Stel dat een bedrijf de mail wil onderbrengen bij Microsoft 365 en het eigen zakelijke e-mailadres wil behouden. Vooraf inventariseren we waar de mail nu staat, wie toegang heeft tot het domeinbeheer en welke adressen of doorstuurregels bestaan. Sommige adressen worden door meerdere mensen gebruikt. Die verdienen aparte aandacht bij de inrichting en het testen.
We bespreken samen welk moment geschikt is om over te schakelen en hoe je medewerkers informeert. Vóór de omschakeling kun je met enkele accounts testen of de nieuwe omgeving werkt. Na de overstap controleer je onder meer of berichten van buiten binnenkomen, verzonden mail aankomt, gedeelde mailboxen toegankelijk zijn en agenda’s zichtbaar zijn. Spreek af waar medewerkers problemen melden en wie beoordeelt of aanvullende bestanden of instellingen moeten worden overgezet.
Breng eerst in kaart vanaf welke apparaten je team werkt. Denk aan zakelijke laptops, gedeelde apparaten op kantoor en telefoons die medewerkers ook privé gebruiken. Stel vervolgens per situatie vast welke toegang nodig is. Meervoudige verificatie helpt om accounts te beschermen wanneer een wachtwoord uitlekt. Maak ook afspraken over wat een medewerker doet bij verlies van een telefoon of als de verificatiemethode niet meer beschikbaar is.
Als je met Intune apparaten wilt beheren, spreek dan af welke instellingen centraal worden toegepast, hoe nieuwe apparaten worden toegevoegd en wie problemen met toegang behandelt. Een kleine proef met een paar gebruikers kan uitwijzen of de inrichting aansluit op het dagelijkse werk. Test daarbij ook situaties zoals thuiswerken, het delen van documenten met een klant en toegang vanaf een nieuw ingericht apparaat.
Leg vast welke mailboxen en documentlocaties belangrijk zijn voor je bedrijf. Vraag daarna welke daarvan in de afgesproken back-up vallen en hoe lang kopieën beschikbaar blijven. Kies een concreet voorbeeld voor een hersteltest, zoals een projectdocument of een map uit een gedeelde mailbox. Controleer of het teruggezette item bruikbaar is en wie de volgende keer een herstelactie kan aanvragen.
Voor een eerste gesprek kun je het aantal medewerkers, de huidige mailoplossing en een lijst van de belangrijkste gedeelde mailboxen of Teams meenemen. Vertel ook wat je wilt verbeteren, zoals veilig delen met klanten. Dan kunnen we het beheer daarop afstemmen.
Ja. We beginnen met een controle van de bestaande gebruikers, licenties en beheerrechten. Daarna bespreken we welke instellingen aandacht nodig hebben en welk dagelijks beheer je wilt overdragen.
Welke gegevens worden bewaard en hoe lang ze beschikbaar blijven, hangt af van de afgesproken back-up.
Een bestaand zakelijk domein kan doorgaans worden gebruikt. Voor de overstap bekijken we wie het domein beheert en welke instellingen moeten worden aangepast om mail na de omschakeling goed te laten aankomen.