Besteed het dagelijks beheer van je ICT uit aan Onesto. Voor je werkplekken, netwerk en cloud heb je één vast aanspreekpunt dat je bedrijf en je systemen kent.
Nieuwe laptops inrichten, software bijwerken en collega’s helpen bij storingen. Als iemand in dienst komt, spreken we af welke apparaten, accounts en rechten nodig zijn. Bij vertrek leggen we vast wie de toegang intrekt en de apparatuur inneemt.
We brengen in kaart welke apparatuur je gebruikt en welke systemen je bedrijf dagelijks nodig heeft. Op basis daarvan spreken we af wat we monitoren, welke updates we uitvoeren en wanneer onderhoud zo min mogelijk hinder geeft.
Heb je ook hulp nodig met zakelijke e-mail, bestanden of toegangsrechten? Dan kun je het basisbeheer aanvullen met Microsoft 365-beheer of beveiliging. We maken duidelijk welke taken bij welk pakket horen.
Veel kleine bedrijven regelen hun ICT eerst zelf. Een collega koopt laptops, iemand anders maakt mailboxen aan en bij een storing bel je degene die het laatst iets aan het netwerk heeft veranderd. Dat kan prima gaan zolang er weinig verandert. Zodra je team groeit, thuiswerkt of afhankelijk wordt van gedeelde bestanden, kost het steeds meer tijd om bij te houden wie toegang heeft, welke apparatuur aan vervanging toe is en waar je hulp krijgt.
Een goed moment om uitbesteden te bespreken is wanneer dezelfde problemen terugkomen. Denk aan wifi die wegvalt tijdens vergaderingen, nieuwe medewerkers die op hun eerste dag nog geen toegang hebben of een belangrijke applicatie waarvan maar één persoon weet hoe die is ingesteld. Maak voor het gesprek een lijst van de problemen die je het vaakst ziet. Noteer ook welk werk stilvalt en hoeveel mensen daar last van hebben. Dat geeft richting aan wat je als eerste wilt overdragen.
Stel dat drie collega’s op kantoor op maandagochtend niet bij een gedeelde map kunnen. Voor de melding is het nuttig te weten sinds wanneer het speelt, of thuiswerkers hetzelfde merken en of andere applicaties wel bereikbaar zijn. Een beheerder die je omgeving kent kan met die informatie gerichter nagaan of het probleem bij de verbinding, de opslag of de gebruikersrechten ligt. Voor je team scheelt het dat duidelijk is waar de melding thuishoort.
Bij terugkerende storingen wil je ook weten wat je kunt verbeteren. Als een laptop steeds vastloopt doordat de schijf vol is, kan opschonen een directe oplossing zijn. Vervolgens bespreek je of de inrichting van die laptop, de opslaglocatie voor bestanden of de vervangingsplanning aandacht vraagt. Vraag bij het afspreken van de ondersteuning hoe je terugkoppeling krijgt en wie beslist over wijzigingen die tijd of geld kosten.
De dagelijkse technische uitvoering kan bij Onesto liggen, terwijl je bedrijf beslist wie toegang krijgt, welke software nodig is en wanneer een wijziging het beste uitkomt. Wijs intern iemand aan die aanvragen mag goedkeuren. Denk aan het bestellen van een laptop, het toevoegen van een licentie of het geven van toegang tot de financiële administratie. Met één duidelijke contactpersoon kunnen routinezaken vlot worden afgehandeld.
Sommige systemen blijven bij een andere leverancier. Een accountantskantoor kan bijvoorbeeld zelf bepalen hoe het boekhoudpakket is ingericht, terwijl Onesto de werkplek en verbinding beheert. Leg per belangrijke applicatie vast wie de technische ondersteuning verzorgt en wie een storing doorzet. Spreek ook af wie het overzicht van apparatuur, licenties en beheerdersaccounts bijhoudt en hoe je die informatie kunt inzien.
Tijdens de kennismaking bespreken we hoeveel mensen en locaties je hebt, waar bestanden en mail staan en wat er nu misloopt. Heb je al een ICT-leverancier? Dan bekijken we ook de afspraken en wie toegang heeft tot de systemen.
In het voorstel leggen we vast welke werkplekken en systemen onder beheer vallen, hoe je support bereikt en welke onderdelen eerst aandacht vragen. Je ziet welke kosten terugkeren en welke werkzaamheden apart worden afgesproken.
We stemmen af wie beheertoegang, documentatie en licentiegegevens overdraagt. Daarna controleren we of de afgesproken systemen bereikbaar zijn en weten je collega’s waar ze terechtkunnen bij een storing.
Geef tijdig door wanneer de medewerker start, op welke locatie die werkt en welke taken die gaat uitvoeren. De beheerder kan dan afstemmen welke laptop, zakelijke mailbox, software en rechten nodig zijn. Laat een collega controleren welke gedeelde mappen en applicaties bij de functie horen. Test vooraf of de laptop is bijgewerkt en of inloggen lukt. Op de eerste dag kan de medewerker daardoor sneller aan het werk.
Maak ook een afspraak voor vertrek of functiewijzigingen. Bij een andere functie kunnen oude rechten vervallen, ook als de medewerker hetzelfde account houdt. Bij vertrek bespreek je wanneer de toegang wordt ingetrokken, wie lopende e-mail opvolgt en welke bestanden het team moet kunnen blijven gebruiken. Een vaste werkwijze voorkomt dat losse verzoeken bij meerdere collega’s terechtkomen.
Vraag welke gebruikers, apparaten en locaties in het voorstel zijn opgenomen. De ene omgeving bestaat uit laptops en cloudsoftware, terwijl de andere ook lokale servers, printers of een magazijnnetwerk heeft. Laat uitleggen hoe wijzigingen in het aantal medewerkers worden verwerkt en welke ondersteuning bij het maandbedrag hoort. Neem voor een vergelijking ook licenties, apparatuur en eventueel eenmalig inrichtingswerk mee.
Bespreek verder hoe je support bereikt, welke tijden gelden en hoe spoed wordt beoordeeld. Maak concreet wat je nodig hebt met één voorbeeld uit je bedrijf. Als de internetverbinding uitvalt tijdens openingstijden, wil je bijvoorbeeld weten wie de lijn controleert, wie contact opneemt met de internetprovider en welke tijdelijke werkwijze mogelijk is. Kijk op de prijspagina voor de pakketopbouw en gebruik je eigen situatie voor een berekening.
Een grove lijst is genoeg om te beginnen. Noteer het aantal gebruikers, locaties en apparaten. Schrijf op welke drie systemen je bedrijf het meest nodig heeft en wie je nu belt als die uitvallen. Neem ook geplande veranderingen mee, zoals een verhuizing, nieuwe medewerkers of het aflopen van een contract. Dan kunnen we bij het gesprek concreet bespreken welke onderdelen prioriteit hebben en welke afspraken nodig zijn voor de overdracht.
Het basisbeheer wordt per gebruiker per maand berekend. Het aantal gebruikers en de aanvullende pakketten bepalen het maandbedrag. Bespreek bij de intake ook of er eenmalig werk nodig is, zoals het inrichten van werkplekken of het overzetten van mail.
Je kunt bij de intake bespreken welke onderdelen je als eerste wilt overdragen. Als je bijvoorbeeld al een vaste leverancier voor een brancheapplicatie hebt, spreken we af wie welke storingen behandelt.
Dat hangt af van de staat en ondersteuning van je apparatuur. We inventariseren welke apparaten nog bruikbaar zijn en bespreken tijdig welke vervanging nodig is voor updates of betrouwbaar beheer.